忻州職業(yè)學(xué)院檔案管理辦法
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- 來源：忻州職業(yè)技術(shù)學(xué)院
忻州職業(yè)學(xué)院檔案管理辦法
第一章??? 總則
??? 第一條?為了加強(qiáng)本院的檔案管理工作，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在教學(xué)、科研和黨政各項管理工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和國家教委《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合學(xué)院具體情況，制定本辦法。
??? 第二條?本辦法所指的檔案是指全院在從事教學(xué)、科研、基建、生產(chǎn)、外事、財務(wù)、黨政管理以及其他各項活動中，直接形成的對學(xué)院和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像和實(shí)物等不同形式的歷史記錄。
??? 第三條?學(xué)院檔案管理工作是維護(hù)學(xué)院歷史真實(shí)面貌的事業(yè)，是辦好學(xué)院的重要基礎(chǔ)工作之一，也是衡量學(xué)院教育質(zhì)量和管理水平的一個重要標(biāo)志。因此，學(xué)院把檔案工作納入整體發(fā)展規(guī)劃，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，并實(shí)行統(tǒng)一管理，確保學(xué)院檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，以利開發(fā)利用。
??? 第四條?本院檔案工作是國家檔案工作的一部分，接受省教育廳、省檔案局、市教育局、市檔案局的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
??? 第五條?全院對檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。學(xué)院成立以分管檔案工作的院領(lǐng)導(dǎo)為組長的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，對全院檔案工作的重大問題進(jìn)行討論和審議。學(xué)院設(shè)立綜合檔案室，在院辦公室領(lǐng)導(dǎo)下開展工作。學(xué)院各處級單位要有一位領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，配備兼職檔案員,對所屬檔案進(jìn)行收集整理和歸檔，按年度編造清冊送院檔案室備案。院內(nèi)所有從事檔案工作的專（兼）職人員，以院檔案室為主體共同構(gòu)建全院檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)。
??? 第六條?配備與學(xué)院檔案工作相適應(yīng)的專（兼）職檔案工作人員。檔案人員必須認(rèn)真執(zhí)行黨和國家的方針政策，熱愛檔案事業(yè)，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，積極接受業(yè)務(wù)培訓(xùn)，遵守紀(jì)律，身體健康，具有大專以上文化水平，具備檔案和微機(jī)管理知識。對檔案工作人員實(shí)行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制，享受與其他專業(yè)技術(shù)人員同等的福利待遇。要保持檔案工作人員的相對穩(wěn)定，調(diào)動工作時做好檔案業(yè)務(wù)交接。
??? 第七條?本院檔案室的基本任務(wù)是：
??? 一、貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的法令政策和規(guī)定。
??? 二、規(guī)劃全院檔案工作，制定本院檔案工作方面的規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查執(zhí)行情況。
??? 三、負(fù)責(zé)完成全院各類檔案和院史資料的接收、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計和保管，逐步建立學(xué)院檔案數(shù)據(jù)庫并負(fù)責(zé)日常維護(hù)。
??? 四、組織本院檔案開放和各種利用工作。
??? 五、負(fù)責(zé)編輯各種檔案資料，編制檢索工具，積極開發(fā)檔案信息資源，參加學(xué)院史料的編研工作。
??? 六、參與院內(nèi)重大科研成果、新產(chǎn)品試制鑒定和重要基建工程的竣工驗(yàn)收、貴重新儀器設(shè)備的開箱驗(yàn)收等管理工作。
??? 七、負(fù)責(zé)對全院檔案工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理水平。
??? 八、開展多種檔案宣傳工作和利用工作的教育活動，執(zhí)行保密制度，確保檔案安全。
??? 九、開展檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動。
??? 十、完成學(xué)院交托的榮譽(yù)證書、獎狀、獎牌、錦旗的收集和管理工作。
??? 十一、完成學(xué)院交托的珍貴禮品保管、學(xué)院文物收集和管理以及其他任務(wù)。
第二章?文件材料的歸檔、移交和接收工作
??? 第八條?全院檔案分為黨群、行政、教學(xué)工作、科學(xué)研究、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、實(shí)物、財會、聲像等十大類。依據(jù)《忻州職業(yè)學(xué)院各類檔案工作規(guī)范》，做好各類檔案的歸檔工作。
??? 第九條?堅持檔案工作責(zé)任制，沒有認(rèn)真完成歸檔任務(wù)的單位不得評為先進(jìn)。學(xué)院的各項工作與檔案工作實(shí)行“四同步”管理，即在布置、檢查、總結(jié)和驗(yàn)收各項工作的同時，應(yīng)同時安排檔案工作的布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收工作。
??? 第十條?學(xué)院對重大科研成果、重要產(chǎn)品規(guī)劃與試制、重點(diǎn)基建工程等進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收時，必須有檔案室人員參加。有關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)在鑒定驗(yàn)收前會同檔案室對應(yīng)歸檔的文件材料加以審查、簽署意見。沒有完整、準(zhǔn)確系統(tǒng)的文件材料的項目，鑒定驗(yàn)收部門不予驗(yàn)收，不予上報成果。
??? 第十一條?在從事教學(xué)、科研、黨政管理等職務(wù)活動中形成的對學(xué)院有保存價值的各種載體文件材料，均應(yīng)按照規(guī)定向檔案室移交，集中管理，任何人不得據(jù)為己有。個人在非職務(wù)活動中形成的重要文件材料，其所有權(quán)屬于個人，必要時檔案室可通過征集、協(xié)商代管等多種形式進(jìn)行管理。個人向檔案室捐贈檔案和重要紀(jì)念物品時，檔案室開具捐贈證明并向?qū)W院提出獎勵意見。
第三章?檔案的管理、利用和開放
??? 第十二條?檔案的保管
??? 一、學(xué)院檔案設(shè)專門庫房保管學(xué)院全部檔案。
??? 二、庫房內(nèi)要做好防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防磁、防高溫、防強(qiáng)光等安全保護(hù)工作。
??? 三、非檔案管理人員，未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫房，檔案庫房不準(zhǔn)隨意存放與檔案無關(guān)的物品。
??? 四、檔案柜排列整齊一致、統(tǒng)一編號，編制檔案材料資料存放索引。
??? 五、檔案工作人員調(diào)動時，需辦理交接清點(diǎn)手續(xù)。
??? 六、檔案管理人員對自己分管的檔案，每月進(jìn)行一次小檢查，每學(xué)期進(jìn)行一次全面大檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，積極采取有效措施，確保檔案的安全。
??? 第十三條?檔案統(tǒng)計
??? 一、專人負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計工作。
??? 二、建立健全統(tǒng)計臺帳，掌握檔案的接收、利用、移出、銷毀等數(shù)據(jù)。
??? 三、按省、市檔案部門和院辦公室的要求及時報送各種報表。
??? 四、按上級主管部門和學(xué)院要求進(jìn)行定期的綜合專項統(tǒng)計分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。
??? 五、對統(tǒng)計數(shù)字進(jìn)行綜合分析，找出存在的問題，提出改進(jìn)措施、建議，報告學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)。
??? 第十四條?檔案借閱
??? 一、本院教職員工因工作需要，查閱非密級檔案，必須履行查閱檔案登記手續(xù)。
??? 二、檔案材料原則上不外借，若確因工作需要（指本院教職工）借出檔案須經(jīng)院辦主任批準(zhǔn)。
??? 三、外單位查閱非密級檔案，均須持本單位介紹信（介紹信留下備查）。
??? 四、密級檔案，一般不得查閱。若確因工作需要，須經(jīng)院辦主任批準(zhǔn)。
??? 五、經(jīng)過鑒定的科技成果檔案，除本人和科研成果管理人員，一般不得查閱，若確因工作需要，須持科研處介紹信。
??? 六、檔案管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格驗(yàn)收手續(xù)。歸還借的檔案材料時，要認(rèn)真驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)檔案上有涂改、圈劃、拆卷、毀壞檔案等現(xiàn)象，要追究責(zé)任；復(fù)制檔案材料，檔案人員要認(rèn)真核對，并登記備查。
??? 第十五條?? 檔案保密
??? 一、檔案工作人員要嚴(yán)守秘密，自覺遵守各項保密紀(jì)律，不準(zhǔn)泄露檔案內(nèi)容。
??? 二、秘密檔案、會議記錄、科研成果檔案（本人除外）、財會檔案一般不供查詢，若確因工作需要，須經(jīng)院辦主任審批，必要時需請示分管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱。
??? 三、查閱密級檔案時，未經(jīng)院辦主任或分管院領(lǐng)導(dǎo)同意不得摘抄、復(fù)制。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后復(fù)印的有關(guān)檔案材料，要對照原件進(jìn)行核實(shí)。
??? 第十六條?檔案鑒定銷毀
??? 一、檔案進(jìn)行鑒定、銷毀由分管領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成鑒定小組。
??? 二、檔案鑒定后檔案室寫出鑒定報告，填寫檔案銷毀清冊，報院領(lǐng)導(dǎo)和上級主管部門，待批準(zhǔn)后方可銷毀。
??? 三、檔案室填寫準(zhǔn)備銷毀的檔案清冊，專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員共同鑒定檔案，確定銷毀或續(xù)存。
??? 四、銷毀檔案時必須派專人護(hù)送到指定地點(diǎn)，由兩人（或兩人以上）監(jiān)督銷毀。監(jiān)銷人員要在檔案銷毀清冊上簽字。
??? 五、任何個人都不準(zhǔn)將應(yīng)銷毀的檔案材料等予以出售，不準(zhǔn)私存檔案。
??? 第十七條?技術(shù)檔案修改補(bǔ)充
??? 一、對已歸檔的檔案需要修改補(bǔ)充時，必須由立卷單位寫出申請，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)同意。未經(jīng)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁修改已歸檔的任何檔案材料。
??? 二、在改建、使用、維修中所產(chǎn)生的文件材料，有關(guān)部門應(yīng)隨時整理，向檔案部門補(bǔ)充歸檔。
??? 三、檔案部門對補(bǔ)充歸檔的文件材料應(yīng)及時整理、編目，歸入相關(guān)的案卷內(nèi)，并在備考表上注明。歸檔材料較多的可單獨(dú)組卷。
??? 四、對保管的檔案定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)已被損壞的檔案和字變褪色的現(xiàn)象，應(yīng)及時采取措施修改或復(fù)制，情況嚴(yán)重時要立即采取搶救措施。
第四章?? 獎勵與處罰
??? 第十八條??? 考核、獎勵與處罰
??? 一、檔案室建立崗位責(zé)任和檢查、考評、獎勵制度。本院檔案工作人員，屬專業(yè)技術(shù)人員，無論專職或兼職，都應(yīng)熱愛檔案事業(yè)，鉆研檔案業(yè)務(wù)技術(shù)，忠于職守，不斷提高檔案管理水平和服務(wù)工作質(zhì)量。學(xué)院定期對檔案工作組織檢查與考評，對熱愛檔案工作，業(yè)務(wù)技術(shù)熟練，服務(wù)成績優(yōu)異者，給予表彰和獎勵。
??? 二、對于違反本辦法的行為，參照《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》和《山東省檔案條例》的有關(guān)規(guī)定予以追究。
??? 三、本辦法由院辦公室負(fù)責(zé)解釋。學(xué)院授權(quán)辦公室制訂貫徹本辦法的實(shí)施細(xì)則。
??? 四、本辦法自公布之日起施行。
